開完會後,你還記得多少重點?學會聰明筆記法,快速掌握會議重點,還能讓開會效率加倍!

2018-04-09
上班族在職場上奮鬥,很多時候需要透過團隊合作,跟同事、客戶共同商量公事。在動輒一、兩小時的會議過程中,我們時常會激盪出許多想法,透過反覆的討論,才能擬出最終結論,但某些會議經常一次討論多個項目,所產生的結論也會有很多個,甚至是產生了數個方案,需待第二次會議時才能進一步討論,這個時候若沒有使用筆記幫助記憶,或是抄寫得雜亂無章,看都看不懂,會議所花費的時間可是白白浪費掉了。
 

筆記不是有寫就好,善用康乃爾筆記法「速記」重點

所謂的筆記,絕不是把所有內容逐字寫下來就好,這樣的方式不僅很浪費時間,也很容易漏聽書寫時討論的其他內容,更無法幫助思考與記憶,最好的方式,應該是速記簡單易懂的重點即可,只要運用康乃爾筆記法就能輕鬆做到。

康乃爾筆記法,源自於康乃爾大學沃爾特·波克教授於1940年代提出的一種筆記方法,將紙張劃分為三個區塊,分別為筆記欄、索引欄及總結欄。
 
在使用此筆記法時,通常會建議使用全空白的紙張,較能自由書寫任何形式的內容。在會議開始前,先將空白紙區分為如上圖的三個區塊,書寫時以右方筆記欄為主,將聽到的內容簡單地寫在筆記欄位,並且將此欄內容的關鍵字或短標題,寫在左方索引欄,最後等與會者討論出共識後,將自行消化後的重點及確定要執行的項目,記錄在底下的總結欄位,以一、兩句話表示即可,整個頁面呈現將會簡單而清晰,有效幫助思考與記憶。

康乃爾筆記法的效果能否完全發揮,其實也跟手邊工具有很大的關聯,一般人常使用難以完全攤平,或是尺寸較小的膠裝筆記本,這種筆記本非常不利於速寫場合,需要邊寫邊用手壓平本子,或是拿筆的手掌壓在內頁邊緣與桌面間,難以找到書寫時的支撐點,如果臨時想與其他與會者分享,也很難把頁面撕得整齊漂亮。

(示意圖/Pixabay
來自荷蘭的NoteBook Modular磁性活頁筆記本,是目前相當有人氣的筆記神器,靈活的設計能避免上述讓人尷尬的問題,還能兼具環保,以往許多上班族也會使用印壞的影印紙,自行以長尾夾裝訂成筆記本,但如此一來不僅翻頁困難,也不容易收納成冊,NoteBook Modular最大的特色,在於以磁力緊扣紙張,打開時能完全攤平,書寫時相當流暢,還能收納各類會議文件,最多共可收納約100張一般厚度的影印紙。

NoteBook Modular能以磁力緊扣筆記紙及會議文件。(圖/玩轉科技提供)

可完全攤平的設計,以及大尺寸書寫區域,讓抄寫筆記的過程變得相當流暢。(圖/玩轉科技提供)
除了書寫類的基本運用之外,NoteBook Modular還有其他更多元的用途。如果遇到跟客戶開會的場合,一般人會攜帶名片進入會議室,以便與客戶交換,這種時候把手上的筆記本、原子筆及相關文件擱到桌面,再從口袋或名片夾掏出名片,看起來實在很不俐落,NoteBook Modular在內部設計了可放置名片的收納夾,只要翻開筆記本,就能輕鬆拿出名片,連原子筆都有專屬收納夾層,進入會議室不再手忙腳亂。若臨時需要分享手稿給客戶,也能立即打開磁扣將手稿卸下,專業度滿分。

NoteBook Modular內部擁有名片夾與文具收納夾層。(圖/玩轉科技提供)

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然而除了筆記本之外,一隻好寫的筆當然也相當重要,無論是開會或是上課,經常需要邊聽邊抄寫筆記,因此書寫時的流暢度非常重要。一般原子筆在書寫時,經常遇到出水不順、斷水等問題,或是墨水溢出過多,把手和紙張沾染得到處都是,若改用普通鉛筆,速寫時也容易遇到筆芯斷裂、筆尖磨鈍等狀況,讓書寫過程變得不太方便,其實國外許多百年文具品牌,都曾為各種不同職業設計專業用筆,其中當然也有針對「速記」的功能筆款。

(示意圖/Pixabay
一般人耳熟能詳的日本品牌Platinum,早在1978年就專為需要常常速寫的記者們,推出一款名為「Press Man」的自動鉛筆(俗稱:記者筆),不同於一般使用0.5mm筆芯的鉛筆,Press Man所使用的0.9mm筆芯,擁有不易折斷,又能順暢書寫的優點,再加上內部具有可吸收書寫壓力的彈簧設計,當使用者在速寫時,內部的彈簧就如同避震器一般,使筆芯往內縮,降低筆芯斷裂的可能,輕巧的筆身也讓長時間書寫變得不疲累,如此優秀的性能,讓Press Man 成為Platinum的長銷商品,在日本的媒體、出版業界也相當有名。

日本Platinum Press Man 0.9 記者筆,是極具人氣的品牌長銷商品。(圖/茶筆巷提供)
如果速寫時下筆力道較重,甚至有手繪草稿的需求,捷克百年品牌KOH-I-NOOR的工程筆或許會比Press Man更適合你。早在1790年就創立的KOH-I-NOOR,以高品質著稱,至今已替超過60個國家提供學生用品與美術用品,其中的工程筆系列使用2.0mm筆芯,防止斷裂的程度自然好得沒話說。

KOH-I-NOOR工程筆系列使用2.0mm筆芯,書寫時不易斷裂。(圖/茶筆巷提供)
在筆身設計上,為了能更穩定書寫,同時讓使用者更加省力,採用了金屬材質打造,將重量設定在稍微沉穩,又不會太重的狀態,而筆身頂端還設計了小巧的磨芯器,方便長時間寫字的使用者能夠隨時磨尖鈍掉的筆尖,各方面都大大提升了書寫效率,若對寫字非常講究,一定要試試看這系列經典筆款。

筆身採金屬製成,手感稍沉穩,可穩定書寫過程,造型也相當經典耐看。(圖/茶筆巷提供)

自帶的小型磨芯器,可讓使用者在書寫過程隨時磨尖鈍掉的筆尖。(圖/茶筆巷提供)

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想讓會議變得更有效率,除了學習聰明小技巧之外,俗話說「工欲善其事,必先利其器」,準備幾樣好工具也很重要呢!
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