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比溝通更重要的45個開會技巧:解決3大開會問題:恍神、離題、沒結論,議題再多...

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22間銀行適用

  • 中國信託商業銀行
  • 國泰世華商業銀行
  • 玉山商業銀行
  • 台新國際商業銀行
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商品詳情

內容簡介

改變1萬場無效會議專家,教你——
這樣開會,20分鐘內即可做出決策。


.花了3小時,結論是「確定下次開會時間」?
沒時間準備、開會時沒想法、議程超時沒結論、佔用更多工作時間……
你,是否已陷入「無效會議」的惡性循環?

.協商、溝通很重要,但只會「說」、沒人聽,在會議上狂講3小時,還是沒結論!
如何挑選開會成員、怎麼做一份30秒看完的簡報、不離題不恍神的訣竅……
讓每場會議,花最短時間、做出最好決策!

◎45個開會技巧,避開超時、沒結論的無效會議!

作者別所榮吾是辯論高手,同時也是談判和簡報專家,在他10多年的專題講座經驗裡,蒐集了超過1萬人的問卷調查,經篩選後,挑出了45種最糟糕的會議問題點。開會時,這些比「說服、協商、溝通」還重要的技巧,你一定要學會!

【問題點1】光是把資料看完,會議就結束了?
.技巧1:準備一份30秒看完的簡報。
報告或提案的發言者,要準備一份讓大家30秒就能看完的簡報摘要,在會議上發言時,最多只能花5分鐘的時間講解、補充。

【問題點2】老是有人會離題閒聊,討論就失序了
.技巧2:所有人「冷處理」,不要附和離題的閒聊或玩笑
當有人開始離題,就算只是一句玩笑話,其他人的隨口附和,也可能變成閒聊,中斷會議。這時候,不只是主持人,其他與會成員要有「讓會議進行」的默契,出聲提醒:「嘿!離題囉!」

【問題點3】會議主題失焦,都在討論不重要的小事
.技巧3:簡報時,一律從「結論」說起
發言者在會議上報告前,要先確認一件事:這些資料,有必要現在說嗎?還是會後寄MAIL給大就好?如果需要現場說明,一定要先從「結論」說起,同時提出需要大家提供建議的地方。

【問題點4】常有人不清楚「現在討論到哪了?」
.技巧4:邊討論,邊把重點寫在白板上
白板是開會時的好工具,寫下會議內容時,大家可以同時確認剛剛討論的話題。另外,當討論時間過長時,要讓成員們適時中場休息,休息前可以整理剛剛的討論(白板上)。

【問題點5】部門間互相推拖卸責
.技巧5:讓大家討論做法,而非藉口
已經決議的方針,主管們要告訴部屬:將有多少利益、不採取行動的風險……等,當有人表示「辦不到」、「很困難」時,要立刻反問對方:「辦不到的理由」、「如何解決」和「替代方案」。

【問題點6】提出了實際問題,公司為什麼不處理?
.技巧6:把你的問題「放大」成客戶的問題
想讓公司正視你的問題,就要把問題拉高到「影響公司利益」的層次,在提出問題的同時,也付上你建議的「解決辦法」,會讓你的問題更容易被看見。

◎學會3步驟規則與技巧,開會不再超時、沒結果

.會議前:想準時結束會議,就要挑對「有用」的成員
→很多人以為開會前只要知道時間、地點,大家集合到場就好,錯了!如果與會的成員和會議主題沒有太多關聯,或者事前沒有把要討論的資料寄給大家,這場會議一半以上的時間,都會消耗在「取得共識」上。

.會議中:靈活運用8種發言,討論熱烈、創意無限
→開會時,討論熱烈只是基本要件!8種不同的發言:「看法、同意、確認、提問、應答、反對、提供資料及結論」,在對的時機「說對話」,可以立刻讓與會成員「聽懂內容」,並且深入討論,發現盲點。

.會議後:會議紀錄上,明確寫出「如何執行」
→花時間集合大家討論、提議,最後決定了某個對策,如果不能確實的在會後執行,就算會議內容再順利、再有效率,也是一場白開的會議!

◎開會時產生共識的5步驟,省時間、好決策、高成效

.步驟1:做之前,先搞懂「為什麼要做?」避免最後只是決議「走一步算一步」的決策。

.步驟2:分析做不到的原因,並提出解決的方法,不讓「找藉口」阻礙「好點子」。

.步驟3:沒有十全十美的對策,比較每個方法的優缺點,找到最符合現況的。

.步驟4:做出決策後,要確實分派任務給每個人,決議後並執行,才是一場有效的會議。

.步驟5:在執行過程中,隨時確認進度,依照現行狀況調整,並準備數個「備案計畫」。

【本書特色】

.從公司結構和人員分析會議架構,讓你更了解自己的公司適合哪種開會方式。

.作者運用邏輯思考、辯論和簡報方法,同時提升在會議中的「討論、協商、說服」技巧。

.書中提供多件開會實例、標準表格,幫你依序打造一次省時、好決策的優質會議!

.萬人問卷中,公認45個最糟糕的會議問題,QA方式解說一目瞭然!

目錄

【前言】開一次會,得花三天加班補進度

【第一章】 公司年齡和成員心態,影響開會成效
  ◎照本宣科的會議,難有好決策
  ◎有七成把握,就該果斷下決定
   五成把握太少,九成把握又慢半拍
   讓基層人員自己做決定,應變力高
   不想失敗,就要提高「成功機率」
  ◎開會的方式,要配合公司發展
   初期:頻繁開會,確立組織的架構
   中期:工作模式已確定,主管介入愈少愈好
   晚期:開會變成「報告大會」,失去活力
  ◎工作態度,依職務年齡分3階段
   適應階段,多用耳少開口
   創新發想階段,主動為工作加上變化
   安定保守階段,穩定但非一成不變
  ◎出現這3種情況,就是無效會議
   限定自己的角色與範圍,推託責任
   思考僵化 ,拒改變、創新
   抗拒團隊合作,配合度低

【提示1】不良會議的惡性循環,將浪費許多經費!

【第二章】 「會議」無法逃避,不能不開!
  ◎「會議」,是維持團隊運作的必備條件
  ◎開會時,最好同時解決這4大目的
  ◎【目的1】共享資料與討論執行方法:避免淪為「報告大會」
   有效率的人,能從單純的數據中找到問題
   太過暢所欲言的會議,不會有成效
   別讓主管等到「開會」時才知道你的問題
   計算「今天做了幾件工作」,你就永遠領乾薪
  ◎【目的2】發現並解決問題:「思考方式」左右解決時間
   突然出現的緊急問題,沒時間等「最好」的解決方式
   不是所有問題,都要「馬上解決」
   假裝自己不在這上班,你就能找到問題點
   現在大賺的公司,更該想好10年後怎麼賺
   開會時,6個步驟解決3種問題
  ◎【目的3】協調意見會議:目標不是「講贏其他人」
   高明的做事方法,是讓「討厭的人」主動幫自己
   固守單一領域的人,遲早被淘汰
   外交官才知道的高檔交涉法
   交涉與協調,不包含「無法決定」的事
   協商時,不是「講贏」對方就好
   溝通協調,小輸就是贏
   創造型解決法:從「出發點」解決對立
   分配型解決法:聚焦在「完成」後
   迴避型解決法:找更好的方法
   不是選邊站,是要你思考「為什麼」
  ◎【目的4】擬定決策的會議,不是只有主管才能發言
   擬定決策的方法與種類
   偶爾在部屬前「示弱」,可以優化你的決策品質
   說服別人,用疑問句比責備、命令更有效
   共識會議:主管的意見,不等於「好的意見」
   事先有準備的人,在會議結束前就知道結果了
  ◎會議5步驟,有共識才有好決策
   【步驟1】掌握目的與計畫,搞懂「為什麼」比「怎麼做」重要
   【步驟2】分析原因與提出對策,把「做不到」逆轉成「好點子」
   【步驟3】比較每個對策的優缺點,最完美的做法不一定最好
   【步驟4】有計劃後,人人要知道自己「該做什麼」
   【步驟5】隨時準備「備案計畫」

  ◎【提示2】臉書上按讚,不叫「溝通」!

【第三章】萬人問卷大調查!45個最糟糕的會議問題
──45個真實案例+專家改善建議  Q&  A,完全解決「會開不完」的煩惱!

  ◎無論哪一種公司,都會遇到的45種糟糕會議

  ◎【問題點1】光是把資料看完,會議就結束了
  Q:現場輪流念完資料,就要其他人提出想法?
  A:準備一份「30秒內看完」的重點資料
  ◎【問題點2】搞不清楚公司高層的決策!
  Q:董事長和經理說的不一樣,該聽誰的?
  A:主管別說「明年業績要更好!」,直接說「要成長30%」
  ◎【問題點3】被質問的人,藉口一大堆
  Q:每次出問題,總是有人找藉口?
  A:「最近一切還順利嗎?」主管要主動詢問工作狀況
  ◎【問題點4】開會時花太多時間「說明」,而非「討論」
  Q:不會抓重點的成員,怎麼教?
  A:給他們看「榜樣」或「範本」,學得最快
  ◎【問題點5】完全不了解開會目的,感覺自己是個聽眾
  Q:不清楚開會的目的,也不知道該不該發表意見?
  A:主動提問,讓你從路人變主角
  ◎【問題點6】老是有人會離題閒聊,討論就失序了
  Q:老鳥前輩總是離題,怎樣才能拉回大家的注意?
  A:所有人「冷處理」,不要附和離題的閒聊或玩笑
  ◎【問題7】來開會的人根本沒有共識,無法討論
  Q:參加成員把開會當例行公事,沒人想負責?
  A:用下班後的交流,加快公事的進度
  ◎【問題點8】開會的時間,都花在主管間的拉扯角力上
  Q:主管們你來我往,其他人只能發呆看戲?
  A:讓夠分量的第三者出手協調
  ◎【問題點9】會議主題失焦,都在討論不重要的小事
  Q:這些訊息,有必要現在講清楚嗎?
  A:向大家簡報,一律從「結論」說起
  ◎【問題點10】參加會議時,居然有人打瞌睡!
  Q:其他人在報告時,有人睡著了?
  A:選對開會時間,把3小時會議分3次開
  ◎【問題點11】遇到核心議題,人人都安靜下來了
  Q:大家都不說話時,代表什麼意思?
  A:把握安靜的空檔,整理自己的想法
  ◎【問題點12】跨部門會議時,大家都說不出重點
  Q:聽了半天,還是搞不懂他到底想說什麼?
  A:準備會前資料時,先確定「有沒有必要」
  ◎【問題點13】議題太多,光聽說明就花好多時間
  Q:開會時間的長短,該怎麼估算?
  A:會議的類型,決定討論時間
  ◎【問題點14】要和另一個部門合作時,對方態度很不耐煩
  Q:都說部門主管同意了,為什麼配合度還是很低?
  A:想獲得認同,你要面對面表達誠意
  ◎【問題點15】回答時答非所問,外加一大堆藉口
  Q:為什麼得不到直接的回答?
  A:當對方答非所問,就再重覆一次問題
  ◎【問題點16】大家說「做不到」,其實是「不想做」
  Q:該怎麼說服部屬,照我的話去做?
  A:聽聽反對的原因,讓部屬信任你
  ◎【問題點17】 明明在開會,大家卻在聊天!
  Q:為什麼討論途中,會不知不覺聊到其他地方去?
  A:主持人要控制話題範圍,不是跟著聊起天
  ◎【問題點18】大家花時間開會,卻沒得出結論
  Q:為什麼討論很多事項,卻沒有明確的決定?
  A:主持人盡量不參與討論,維持會議節奏
  ◎【問題點19】不清楚狀況的主管在會議上講個沒完
  Q:該怎麼讓主管放心把事情交給我?
  A:讓他知道自己不用事必躬親,必要時請高層協助
  ◎【問題點20】常有人不清楚「現在討論到哪了?」
  Q:為什麼我總是跟不上大家討論的內容?
  A:邊討論,邊將內容重點寫在白板上
  ◎【問題點21】只聽少數人的想法,但是人人都不滿結果
  Q:為什麼沒人滿意我的調度?
  A:分配工作時,主管要說明理由
  ◎【問題點22】會議結論和高層意見相反,只好重開一次會
  Q:為什麼花了時間討論,卻被一句話推翻?
  A:先確認「你的目標」是不是「公司的目標」
  ◎【問題點23】高職位、老年資的成員,強迫大家接受意見
  Q:當主管要我接受不合理的工作時,該怎麼辦?
  A:別和他硬碰硬,讓其他主管去溝通
  ◎【問題點24】會議變成批鬥大會,充斥指責與批評
  Q:應該是討論的會議,卻常常變成主管教訓人的場合
  A:先搞清楚主管到底想要什麼
  ◎【問題點25】開會拖拖拉拉,又因為資料不足而得再開一次
  Q:明明是例行公事,為什麼還要分好幾次才能確認?
  A:利用例行事項的固定性,把討論條目手冊化、標準化
  ◎【問題點26】主管最後的決定,和會議結果完全不同
  Q:既然都是高層決定就好,我們開會是為了什麼?
  A:主管的真正想法,要適時告訴部屬
  ◎【問題點27】卯盡全力討論,還是沒結論
  Q:為什麼主管無法下最後的決策?
  A:偶爾讓部屬看到你的不安,反而可以增加向心力
  ◎【問題點28】部門間互相推拖卸責
  Q:人人都不想負責,怎麼辦?
  A:讓大家討論做法,而非藉口
  ◎【問題點29】潛在問題常被置之不理
  Q:提出了實際問題,公司為什麼不處理?
  A:把你的問題「放大」成客戶的問題
  ◎【問題點30】主管不喜歡「反對意見」
  Q:有想法,就是和主管唱反調嗎?
  A:同事間互相提問,用「討論」代替「質疑」
  ◎【問題點31】職位愈低,意見就愈不受重視
  Q:開會時,只有主管能提問嗎?
  A:先想想,對方的回答對會議進展有沒有幫助
  ◎【問題點32】到了開會時,才拿到一團亂的資料
  Q:大家不遵守資料要提前發放的規則,怎麼辦?
  A:想要部屬工作效率高,主管要協助「會前準備」
  ◎【問題點33】專業用語滿天飛!跟不上開會腳步
  Q:剛進公司的新人,聽不懂充滿術語的報告
  A:新人別等著「被教」,不懂的地方自己要主動問
  ◎【問題點34】資料太簡單,無法深入討論
  Q:議題太淺、時間太少,怎麼討論出好結果?
  A:各自提出看法,尋找共識=優質討論
  ◎【問題點35】應該要討論的時間,都在確認資料
  Q:正式討論時,才發現大家的目標根本不一致?
  A:討論、收集資料前,先確定大家想的是否相同
  ◎【問題點36】「開會前先準備」,最後變成口號
  Q:事先發送資料,但還是有人沒看就來開會?
  A:準備「一目了然」的重點資料
  ◎【問題點37】主要負責人缺席,會議就白開了
  Q:負責人不在,大家就意興闌珊?
  A:開會前,發送「會議重點」給所有人
  ◎【問題點38】中途入席的人,打斷會議節奏
  Q:為了遲到的主管,會議得重頭開始?
  A:討論途中,定時把會議內容「重點整理」
  ◎【問題點39】第一線員工的想法,無法傳到高層主管耳中
  Q:如何讓主管會議重視第一線的問題?
  A:同時提出「問題」和「解決建議」
  ◎【問題點40】會議上的決策,超出員工能力
  Q:大家都沒經驗的新政策,該從何做起?
  A:主管要分析成功的可能性,分階段慢慢完成
  ◎【問題點41】只要開會成員不一樣,會議的進度就歸零
  Q:怎樣才能減少向新成員說明的時間?
  A:明確的會議記錄,可以縮短說明的時間
  ◎【問題點42】沒做會議紀錄,完全不記得究竟決定了哪些事
  Q:花時間開了會,卻不知道之後要做什麼?
  A:會議記錄注意3點,會後決策不空轉
  ◎【問題點43】與會成員分心處理外務,會議一直被中斷
  Q:大家都在會議中接電話,討論遲遲沒有進展
  A:讓大家明白:中斷會議愈久,是浪費自己時間
  ◎【問題點44】即使擬定了決策,也沒採取行動!
  Q:該如何讓同事們確實執行會議中的決策?
  A:比起指揮、命令,主管要讓部屬「自己思考」怎麼做
  ◎【問題點45】主管不在,就沒有決策
  Q:當主管不在場時,如何避免同事互相推託?
  A:確實了解部屬工作內容,必要時重新分配

【第四章】 學會3步驟規則與技巧,開會不再超時、沒結果
  ◎會議前:建立「共識」,要選「有用」的成員
   讓會議準時結束,你得先確定「開會的種類」
   依照不同的會議主題,決定出席會議者
   大部分的會議,都浪費在「看資料」上!
   背景、問題、目的,會前說明要簡單明確
  ◎會議中,熱烈的討論只是基本條件
   會議中遵守6件事,避開「恍神、離題、沒結論」
   活用8種發言,議題再多也能馬上有結論
  ◎一個好會議,讓大家幫你找到最棒的點子!
   每個人都有好點子1:腦力激盪法,激發天馬行空的創意
   每個人都有好點子2:「KJ法」,讓普通想法變身超棒ideA
   有7成把握,就是好決策
   會不是開完就好,最後的總結才是行動的重點
  ◎開完會的「執行力」,才是整場會議的重點
   決策無法執行,再開10次會也一樣

【第五章】 這種時候,會議主持人該怎麼說?
  ◎會議開始前:再次提醒今天的開會目的
   會議開始:重覆目標,再次確認
   當有人離題、批評、找藉口時,主持人要這樣說
  ◎討論中:讓大家都能踴躍提出好意見
   增加討論內容的多樣化
   把討論內容的優質化
   激發大家的創意:如果從不同的角度看,會有什麼變化?
   有人在恍神時,「點名回答」提高他的專注力
   最後總整理,再次確認「每個人都要發表意見」
  ◎結束前,讓今天會議沒白開的「5分鐘確認」

【結語】一場好的會議,始於成員間的信任

作者資料

別所榮吾
【改造1萬場會議的專家】別所榮吾

1969年生於神奈川縣。畢業於拓殖大學政經學系。

曾任BCL股份有限公司負責人、企業顧問、國際辯論學會公認的辯論課程訓練師、財團法人關西生產性總部合夥顧問。

擔任財團法人日本生產性總部的「知識技術研究開發中心」執行長時期(1999年~2006年),每年舉辦80次以上的研習課程,內容包含:運用邏輯思考 ( Logical Thinking )、辯論、簡報技巧等。
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這樣開會,20分鐘內即可做出決策。


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.協商、溝通很重要,但只會「說」、沒人聽,在會議上狂講3小時,還是沒結論!
如何挑選開會成員、怎麼做一份30秒看完的簡報、不離題不恍神的訣竅……
讓每場會議,花最短時間、做出最好決策!

◎45個開會技巧,避開超時、沒結論的無效會議!

作者別所榮吾是辯論高手,同時也是談判和簡報專家,在他10多年的專題講座經驗裡,蒐集了超過1萬人的問卷調查,經篩選後,挑出了45種最糟糕的會議問題點。開會時,這些比「說服、協商、溝通」還重要的技巧,你一定要學會!

【問題點1】光是把資料看完,會議就結束了?
.技巧1:準備一份30秒看完的簡報。
報告或提案的發言者,要準備一份讓大家30秒就能看完的簡報摘要,在會議上發言時,最多只能花5分鐘的時間講解、補充。

【問題點2】老是有人會離題閒聊,討論就失序了
.技巧2:所有人「冷處理」,不要附和離題的閒聊或玩笑
當有人開始離題,就算只是一句玩笑話,其他人的隨口附和,也可能變成閒聊,中斷會議。這時候,不只是主持人,其他與會成員要有「讓會議進行」的默契,出聲提醒:「嘿!離題囉!」

【問題點3】會議主題失焦,都在討論不重要的小事
.技巧3:簡報時,一律從「結論」說起
發言者在會議上報告前,要先確認一件事:這些資料,有必要現在說嗎?還是會後寄MAIL給大就好?如果需要現場說明,一定要先從「結論」說起,同時提出需要大家提供建議的地方。

【問題點4】常有人不清楚「現在討論到哪了?」
.技巧4:邊討論,邊把重點寫在白板上
白板是開會時的好工具,寫下會議內容時,大家可以同時確認剛剛討論的話題。另外,當討論時間過長時,要讓成員們適時中場休息,休息前可以整理剛剛的討論(白板上)。

【問題點5】部門間互相推拖卸責
.技巧5:讓大家討論做法,而非藉口
已經決議的方針,主管們要告訴部屬:將有多少利益、不採取行動的風險……等,當有人表示「辦不到」、「很困難」時,要立刻反問對方:「辦不到的理由」、「如何解決」和「替代方案」。

【問題點6】提出了實際問題,公司為什麼不處理?
.技巧6:把你的問題「放大」成客戶的問題
想讓公司正視你的問題,就要把問題拉高到「影響公司利益」的層次,在提出問題的同時,也付上你建議的「解決辦法」,會讓你的問題更容易被看見。

◎學會3步驟規則與技巧,開會不再超時、沒結果

.會議前:想準時結束會議,就要挑對「有用」的成員
→很多人以為開會前只要知道時間、地點,大家集合到場就好,錯了!如果與會的成員和會議主題沒有太多關聯,或者事前沒有把要討論的資料寄給大家,這場會議一半以上的時間,都會消耗在「取得共識」上。

.會議中:靈活運用8種發言,討論熱烈、創意無限
→開會時,討論熱烈只是基本要件!8種不同的發言:「看法、同意、確認、提問、應答、反對、提供資料及結論」,在對的時機「說對話」,可以立刻讓與會成員「聽懂內容」,並且深入討論,發現盲點。

.會議後:會議紀錄上,明確寫出「如何執行」
→花時間集合大家討論、提議,最後決定了某個對策,如果不能確實的在會後執行,就算會議內容再順利、再有效率,也是一場白開的會議!

◎開會時產生共識的5步驟,省時間、好決策、高成效

.步驟1:做之前,先搞懂「為什麼要做?」避免最後只是決議「走一步算一步」的決策。

.步驟2:分析做不到的原因,並提出解決的方法,不讓「找藉口」阻礙「好點子」。

.步驟3:沒有十全十美的對策,比較每個方法的優缺點,找到最符合現況的。

.步驟4:做出決策後,要確實分派任務給每個人,決議後並執行,才是一場有效的會議。

.步驟5:在執行過程中,隨時確認進度,依照現行狀況調整,並準備數個「備案計畫」。

【本書特色】

.從公司結構和人員分析會議架構,讓你更了解自己的公司適合哪種開會方式。

.作者運用邏輯思考、辯論和簡報方法,同時提升在會議中的「討論、協商、說服」技巧。

.書中提供多件開會實例、標準表格,幫你依序打造一次省時、好決策的優質會議!

.萬人問卷中,公認45個最糟糕的會議問題,QA方式解說一目瞭然!

目錄

【前言】開一次會,得花三天加班補進度

【第一章】 公司年齡和成員心態,影響開會成效
  ◎照本宣科的會議,難有好決策
  ◎有七成把握,就該果斷下決定
   五成把握太少,九成把握又慢半拍
   讓基層人員自己做決定,應變力高
   不想失敗,就要提高「成功機率」
  ◎開會的方式,要配合公司發展
   初期:頻繁開會,確立組織的架構
   中期:工作模式已確定,主管介入愈少愈好
   晚期:開會變成「報告大會」,失去活力
  ◎工作態度,依職務年齡分3階段
   適應階段,多用耳少開口
   創新發想階段,主動為工作加上變化
   安定保守階段,穩定但非一成不變
  ◎出現這3種情況,就是無效會議
   限定自己的角色與範圍,推託責任
   思考僵化 ,拒改變、創新
   抗拒團隊合作,配合度低

【提示1】不良會議的惡性循環,將浪費許多經費!

【第二章】 「會議」無法逃避,不能不開!
  ◎「會議」,是維持團隊運作的必備條件
  ◎開會時,最好同時解決這4大目的
  ◎【目的1】共享資料與討論執行方法:避免淪為「報告大會」
   有效率的人,能從單純的數據中找到問題
   太過暢所欲言的會議,不會有成效
   別讓主管等到「開會」時才知道你的問題
   計算「今天做了幾件工作」,你就永遠領乾薪
  ◎【目的2】發現並解決問題:「思考方式」左右解決時間
   突然出現的緊急問題,沒時間等「最好」的解決方式
   不是所有問題,都要「馬上解決」
   假裝自己不在這上班,你就能找到問題點
   現在大賺的公司,更該想好10年後怎麼賺
   開會時,6個步驟解決3種問題
  ◎【目的3】協調意見會議:目標不是「講贏其他人」
   高明的做事方法,是讓「討厭的人」主動幫自己
   固守單一領域的人,遲早被淘汰
   外交官才知道的高檔交涉法
   交涉與協調,不包含「無法決定」的事
   協商時,不是「講贏」對方就好
   溝通協調,小輸就是贏
   創造型解決法:從「出發點」解決對立
   分配型解決法:聚焦在「完成」後
   迴避型解決法:找更好的方法
   不是選邊站,是要你思考「為什麼」
  ◎【目的4】擬定決策的會議,不是只有主管才能發言
   擬定決策的方法與種類
   偶爾在部屬前「示弱」,可以優化你的決策品質
   說服別人,用疑問句比責備、命令更有效
   共識會議:主管的意見,不等於「好的意見」
   事先有準備的人,在會議結束前就知道結果了
  ◎會議5步驟,有共識才有好決策
   【步驟1】掌握目的與計畫,搞懂「為什麼」比「怎麼做」重要
   【步驟2】分析原因與提出對策,把「做不到」逆轉成「好點子」
   【步驟3】比較每個對策的優缺點,最完美的做法不一定最好
   【步驟4】有計劃後,人人要知道自己「該做什麼」
   【步驟5】隨時準備「備案計畫」

  ◎【提示2】臉書上按讚,不叫「溝通」!

【第三章】萬人問卷大調查!45個最糟糕的會議問題
──45個真實案例+專家改善建議  Q&  A,完全解決「會開不完」的煩惱!

  ◎無論哪一種公司,都會遇到的45種糟糕會議

  ◎【問題點1】光是把資料看完,會議就結束了
  Q:現場輪流念完資料,就要其他人提出想法?
  A:準備一份「30秒內看完」的重點資料
  ◎【問題點2】搞不清楚公司高層的決策!
  Q:董事長和經理說的不一樣,該聽誰的?
  A:主管別說「明年業績要更好!」,直接說「要成長30%」
  ◎【問題點3】被質問的人,藉口一大堆
  Q:每次出問題,總是有人找藉口?
  A:「最近一切還順利嗎?」主管要主動詢問工作狀況
  ◎【問題點4】開會時花太多時間「說明」,而非「討論」
  Q:不會抓重點的成員,怎麼教?
  A:給他們看「榜樣」或「範本」,學得最快
  ◎【問題點5】完全不了解開會目的,感覺自己是個聽眾
  Q:不清楚開會的目的,也不知道該不該發表意見?
  A:主動提問,讓你從路人變主角
  ◎【問題點6】老是有人會離題閒聊,討論就失序了
  Q:老鳥前輩總是離題,怎樣才能拉回大家的注意?
  A:所有人「冷處理」,不要附和離題的閒聊或玩笑
  ◎【問題7】來開會的人根本沒有共識,無法討論
  Q:參加成員把開會當例行公事,沒人想負責?
  A:用下班後的交流,加快公事的進度
  ◎【問題點8】開會的時間,都花在主管間的拉扯角力上
  Q:主管們你來我往,其他人只能發呆看戲?
  A:讓夠分量的第三者出手協調
  ◎【問題點9】會議主題失焦,都在討論不重要的小事
  Q:這些訊息,有必要現在講清楚嗎?
  A:向大家簡報,一律從「結論」說起
  ◎【問題點10】參加會議時,居然有人打瞌睡!
  Q:其他人在報告時,有人睡著了?
  A:選對開會時間,把3小時會議分3次開
  ◎【問題點11】遇到核心議題,人人都安靜下來了
  Q:大家都不說話時,代表什麼意思?
  A:把握安靜的空檔,整理自己的想法
  ◎【問題點12】跨部門會議時,大家都說不出重點
  Q:聽了半天,還是搞不懂他到底想說什麼?
  A:準備會前資料時,先確定「有沒有必要」
  ◎【問題點13】議題太多,光聽說明就花好多時間
  Q:開會時間的長短,該怎麼估算?
  A:會議的類型,決定討論時間
  ◎【問題點14】要和另一個部門合作時,對方態度很不耐煩
  Q:都說部門主管同意了,為什麼配合度還是很低?
  A:想獲得認同,你要面對面表達誠意
  ◎【問題點15】回答時答非所問,外加一大堆藉口
  Q:為什麼得不到直接的回答?
  A:當對方答非所問,就再重覆一次問題
  ◎【問題點16】大家說「做不到」,其實是「不想做」
  Q:該怎麼說服部屬,照我的話去做?
  A:聽聽反對的原因,讓部屬信任你
  ◎【問題點17】 明明在開會,大家卻在聊天!
  Q:為什麼討論途中,會不知不覺聊到其他地方去?
  A:主持人要控制話題範圍,不是跟著聊起天
  ◎【問題點18】大家花時間開會,卻沒得出結論
  Q:為什麼討論很多事項,卻沒有明確的決定?
  A:主持人盡量不參與討論,維持會議節奏
  ◎【問題點19】不清楚狀況的主管在會議上講個沒完
  Q:該怎麼讓主管放心把事情交給我?
  A:讓他知道自己不用事必躬親,必要時請高層協助
  ◎【問題點20】常有人不清楚「現在討論到哪了?」
  Q:為什麼我總是跟不上大家討論的內容?
  A:邊討論,邊將內容重點寫在白板上
  ◎【問題點21】只聽少數人的想法,但是人人都不滿結果
  Q:為什麼沒人滿意我的調度?
  A:分配工作時,主管要說明理由
  ◎【問題點22】會議結論和高層意見相反,只好重開一次會
  Q:為什麼花了時間討論,卻被一句話推翻?
  A:先確認「你的目標」是不是「公司的目標」
  ◎【問題點23】高職位、老年資的成員,強迫大家接受意見
  Q:當主管要我接受不合理的工作時,該怎麼辦?
  A:別和他硬碰硬,讓其他主管去溝通
  ◎【問題點24】會議變成批鬥大會,充斥指責與批評
  Q:應該是討論的會議,卻常常變成主管教訓人的場合
  A:先搞清楚主管到底想要什麼
  ◎【問題點25】開會拖拖拉拉,又因為資料不足而得再開一次
  Q:明明是例行公事,為什麼還要分好幾次才能確認?
  A:利用例行事項的固定性,把討論條目手冊化、標準化
  ◎【問題點26】主管最後的決定,和會議結果完全不同
  Q:既然都是高層決定就好,我們開會是為了什麼?
  A:主管的真正想法,要適時告訴部屬
  ◎【問題點27】卯盡全力討論,還是沒結論
  Q:為什麼主管無法下最後的決策?
  A:偶爾讓部屬看到你的不安,反而可以增加向心力
  ◎【問題點28】部門間互相推拖卸責
  Q:人人都不想負責,怎麼辦?
  A:讓大家討論做法,而非藉口
  ◎【問題點29】潛在問題常被置之不理
  Q:提出了實際問題,公司為什麼不處理?
  A:把你的問題「放大」成客戶的問題
  ◎【問題點30】主管不喜歡「反對意見」
  Q:有想法,就是和主管唱反調嗎?
  A:同事間互相提問,用「討論」代替「質疑」
  ◎【問題點31】職位愈低,意見就愈不受重視
  Q:開會時,只有主管能提問嗎?
  A:先想想,對方的回答對會議進展有沒有幫助
  ◎【問題點32】到了開會時,才拿到一團亂的資料
  Q:大家不遵守資料要提前發放的規則,怎麼辦?
  A:想要部屬工作效率高,主管要協助「會前準備」
  ◎【問題點33】專業用語滿天飛!跟不上開會腳步
  Q:剛進公司的新人,聽不懂充滿術語的報告
  A:新人別等著「被教」,不懂的地方自己要主動問
  ◎【問題點34】資料太簡單,無法深入討論
  Q:議題太淺、時間太少,怎麼討論出好結果?
  A:各自提出看法,尋找共識=優質討論
  ◎【問題點35】應該要討論的時間,都在確認資料
  Q:正式討論時,才發現大家的目標根本不一致?
  A:討論、收集資料前,先確定大家想的是否相同
  ◎【問題點36】「開會前先準備」,最後變成口號
  Q:事先發送資料,但還是有人沒看就來開會?
  A:準備「一目了然」的重點資料
  ◎【問題點37】主要負責人缺席,會議就白開了
  Q:負責人不在,大家就意興闌珊?
  A:開會前,發送「會議重點」給所有人
  ◎【問題點38】中途入席的人,打斷會議節奏
  Q:為了遲到的主管,會議得重頭開始?
  A:討論途中,定時把會議內容「重點整理」
  ◎【問題點39】第一線員工的想法,無法傳到高層主管耳中
  Q:如何讓主管會議重視第一線的問題?
  A:同時提出「問題」和「解決建議」
  ◎【問題點40】會議上的決策,超出員工能力
  Q:大家都沒經驗的新政策,該從何做起?
  A:主管要分析成功的可能性,分階段慢慢完成
  ◎【問題點41】只要開會成員不一樣,會議的進度就歸零
  Q:怎樣才能減少向新成員說明的時間?
  A:明確的會議記錄,可以縮短說明的時間
  ◎【問題點42】沒做會議紀錄,完全不記得究竟決定了哪些事
  Q:花時間開了會,卻不知道之後要做什麼?
  A:會議記錄注意3點,會後決策不空轉
  ◎【問題點43】與會成員分心處理外務,會議一直被中斷
  Q:大家都在會議中接電話,討論遲遲沒有進展
  A:讓大家明白:中斷會議愈久,是浪費自己時間
  ◎【問題點44】即使擬定了決策,也沒採取行動!
  Q:該如何讓同事們確實執行會議中的決策?
  A:比起指揮、命令,主管要讓部屬「自己思考」怎麼做
  ◎【問題點45】主管不在,就沒有決策
  Q:當主管不在場時,如何避免同事互相推託?
  A:確實了解部屬工作內容,必要時重新分配

【第四章】 學會3步驟規則與技巧,開會不再超時、沒結果
  ◎會議前:建立「共識」,要選「有用」的成員
   讓會議準時結束,你得先確定「開會的種類」
   依照不同的會議主題,決定出席會議者
   大部分的會議,都浪費在「看資料」上!
   背景、問題、目的,會前說明要簡單明確
  ◎會議中,熱烈的討論只是基本條件
   會議中遵守6件事,避開「恍神、離題、沒結論」
   活用8種發言,議題再多也能馬上有結論
  ◎一個好會議,讓大家幫你找到最棒的點子!
   每個人都有好點子1:腦力激盪法,激發天馬行空的創意
   每個人都有好點子2:「KJ法」,讓普通想法變身超棒ideA
   有7成把握,就是好決策
   會不是開完就好,最後的總結才是行動的重點
  ◎開完會的「執行力」,才是整場會議的重點
   決策無法執行,再開10次會也一樣

【第五章】 這種時候,會議主持人該怎麼說?
  ◎會議開始前:再次提醒今天的開會目的
   會議開始:重覆目標,再次確認
   當有人離題、批評、找藉口時,主持人要這樣說
  ◎討論中:讓大家都能踴躍提出好意見
   增加討論內容的多樣化
   把討論內容的優質化
   激發大家的創意:如果從不同的角度看,會有什麼變化?
   有人在恍神時,「點名回答」提高他的專注力
   最後總整理,再次確認「每個人都要發表意見」
  ◎結束前,讓今天會議沒白開的「5分鐘確認」

【結語】一場好的會議,始於成員間的信任

作者資料

別所榮吾
【改造1萬場會議的專家】別所榮吾

1969年生於神奈川縣。畢業於拓殖大學政經學系。

曾任BCL股份有限公司負責人、企業顧問、國際辯論學會公認的辯論課程訓練師、財團法人關西生產性總部合夥顧問。

擔任財團法人日本生產性總部的「知識技術研究開發中心」執行長時期(1999年~2006年),每年舉辦80次以上的研習課程,內容包含:運用邏輯思考 ( Logical Thinking )、辯論、簡報技巧等。
商品規格
作者:別所榮吾 譯者:郭欣怡 出版社:核果文化 出版日期:2014-02-20 ISBN:9789869030717 規格:平裝/單色/288頁/14.8cm×21cm
注意事項
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