如何不被老闆塞滿你的時間？：十天工作五天完成的進度規劃法，其他時間由我自主！

內容簡介

◎上班工作，你一定遇過這種困擾：

．非常努力完成任務，老闆卻回我：「拿回去，我要的不是這個！」
．這件很緊急、那個馬上要——搞什麼嘛！老是臨時交代，害我進度表寫心酸的。
．比別人早開始，卻還是得加班做，連假日都不得清閒。

如果能用一半時間就做完工作，其他時間拿來做自己的事，該有多好！

本書兩位作者津曲公二、清水茂是日本知名的專案管理，以及人才培訓的專家，他們認為「上班，一定要有工作以外的時間，才有充實自己和進步的空間，把自己搞得像拼命三郎、精疲力盡的人，只會加速陣亡」。

該怎麼做，才不會被老闆塞滿全部的時間？

◎工作好比扣鈕扣，一步錯都得重來：

．上班其實不累，累的是重做，老是會錯意，你再努力也是做白工。
．所以，接受指示後，要當場將主管的話重複一遍，並問對方：「你是這個意思嗎？」
．記得，用主管的想法去做，別用自己的做法去想（你和主管或顧客心中所想的，
是一樣的嗎？）。

◎事情做不完，必有環節出了錯：

．帕金森法則：只要還有時間，必定拖到最後一刻才交。這種鈴響才交卷的心態，害你效率愈來愈差。
．學生症候群：讓你總是「死線將至」才願意開始動手。
．交辦用「水煮蛋基準」，難怪你老做不完。老闆心中的完成標準，你真的清楚嗎？
．當主管的人務必記住：如果你指令下太多、習慣追求高於標準的成果……，都是一種浪費——會花更多時間、更多人力，做少少的一點事。

◎如何讓你交出來的作品，就是老闆想要的，一次就ok？

．把任務的背景可視化、共識化：寫份工作背景文章、畫圖，把主管真正的需求引　
　導出來。
．拋棄從「截止日」反推完工天數的習慣，改以「極限值＋緩衝值」的時間概念，
製作進度表。該怎麼做？本書有清楚圖解。
．避免不當多工，同時做很多不如一次做一件，十天才能做完的事，五天就搞定！
．用現成品加工，最省時；或者，轉個彎比直接處理更簡單。

◎最後，兩位作者還分享一些聰明工作者都在使用的技巧：

．覺得不行就喊「救命！」，沒有比自以為是更危險的事。
．進度報告的重點不是時間，而是你和主管的共識，在意進度只會焦躁、不會進步。
．重要的工作，別交給最重要的人，但緊急的任務要刻意交給忙的人。為什麼？

老覺得時間不夠用？不是因為工作多，而是因為你用錯方法，只要學會兩位作者首創的結合「截止日和緩衝值」的超神奇進度表，十天才能做完的事，五天就搞定！

【名家推薦】

張國洋〈千萬人氣部落格《專案管理生活思維》格主〉
　
黑立言〈卡內基訓練大中華區執行長〉

目錄

【推薦序】動手前先想清楚，讓時間為你所用／張國洋

【前言】上班，一定要有工作以外的時間

◎第一章：工作好比扣鈕扣，一步錯都得重來

　　．上班其實不累，累的是重來
　　．你是否身陷不當多工？
　　．「沒想到」，難怪進度落後
　　．接到任務別埋頭做，先開口問
　　．要你動作快、價格低、品質好的，不是主管
　　．對症下藥太辛苦，出包之前先出手
　　．用主管的想法去做，別用自己的做法去想

◎第二章：事情做不完，必有環節出了錯

　　．帕金森法則：給多少時間都用光
　　．學生症候群：死線將至才趕緊開始
　　．交辦用「水煮蛋基準」，彼此浪費生命
　　．死抱工作不放，效率更低 一件一件照順序做，可減少一半時間
　　．主管指令下太多，部屬乾脆等指令
　　．追求高於標準的成果，是一種浪費
　　．工作就像接力賽，最快交給下一棒的人贏
　　．愈不重要的事、你卻愈花時間做

◎第三章：如何讓你想的，就是老闆要的？

　　．步驟一：寫下任務的背景文章
　　　　　　　你不開口，別人沒義務說
　　　　　　　聚焦在目的上，輕鬆的方法就會浮現
　　　　　　　寫下對方的需求，把內容視覺化
　　　　　　　接著，是共識化

　　．步驟二：「你做的」跟「他想的」一樣嗎？
　　　　　從「會做的事」和「想做的事」差距中生出對策
　　　　　你有評價「完成」的標準嗎？
　　　　　訂下規則，找出最省力的方法
　　　　　目的、標準、成果物，缺一不可

　　．步驟三：描繪工作的輪廓，不行就喊救命
　　　　　　　畫出你的工作路徑圖
　　　　　　　不行就得喊「救命！」
　　　　　　　沒有比自以為是更危險的事

◎第四章　捨棄以前的常識，工時就能縮減一半

　　．時間分配精準，只會爆肝
　　．別從「死線」反推，保證當機　　　
　　．這才叫進度表：在最短和最充裕之間取得平衡
　　．然後，結合極限值和緩衝值
　　．給兩個重點不同的提案，讓對方自動下決定
　　．會做事的人絶對不一次多工
　　．多工作業，時間消耗更多
　　．十天才能做完的事，如何用五天就搞定！

◎第五章：進度管理的關鍵是共識，不是時間

　　．一直在意進度，只會焦躁不會進步
　　．把流程「可視化」，稍微延遲也不怕
　　．找出工作的沙漏部位，自然看到出路
　　．報告進度的重點不是時間，而是共識
　　．善用進度會議求助
　　．私下討救兵，要讓上司知情
　　．事情很多，不多工如何兼顧？
　　．進度報喜不報憂，你損失的是信心
　　．其實我說的是「關鍵鏈專案管理」
　　．二八定律──縮小範圍、節省時間
　　．用現成品加工，最省時
　　．有時候，轉個彎比直接處理更簡單

◎第六章：主管最重要的事：避免部屬扣錯鈕扣

　　．管理者最需要的能力──避免部屬扣錯鈕扣
　　．領導者要無中生有，經理人要使用現有
　　．概念化的能力，是你能否出頭的關鍵
　　．重要的工作別交給最重要的人做
　　．但緊急的任務要刻意交給忙的人
　　．讓部屬願意接受挑戰的三種感覺
　　．保證如期完成，是這樣辦到的

【後記】工作的方法沒人教了，買書看吧！

名家推薦

◎文／張國洋〈識博管理顧問執行長 、《專案管理生活思維》部落格版主〉

　　我這十年來，一直致力於推廣專案管理在人生層面上的應用，所以在看到這本書、發現另一群也在做類似努力的人，實在令我非常感動。

　　作者津曲公二及清水茂二人把專案管理的知識，鉅細靡遺地應用在個人工作上。雖然這些手法，平時我們大多使用在團隊作業的環境上，但其實管理方法本來就是可大可小，即使落實在個人的工作上也完全有效。

　　尤其作者特別強調幾項一般上班族常常忽略的問題，比方說「如何正確的理解需求」。若需求不理解正確，過程中無論你花多少心力，最後都可能因為方向錯誤，變成毫無價值的苦勞。

　　很多人在一接到任務時，就急忙開始進行，忽略規劃與思考的重要性。實際上，我們去很多企業上專案管理課程，常常有很多同學會問：「事情都快做不完了，哪還有時間做規劃？」

　　但規劃並不是要我們寫一本厚厚的計畫書，而是在一些關鍵點上做思考：「顧客的核心目標是甚麼？工作結束時要如何驗收？完成後要交付什麼樣的成果出去，如何跟主管或顧客確認這些成果是他們要的？以及「工作過程中，如何確保自己沒有走錯岔路？」等問題。

　　如此，才能避免自己悶著頭朝一個方向努力，好不容易披荊斬棘完成交辦的任務，結果東西拿去給主管或顧客一看，只得到對方皺著眉頭的表情說：「這不是我要的啊！」碰到這種情況，只會讓老闆覺得你做事不夠格，自己也怪上級沒交代清楚、害你做白工，兩方都覺得委屈，也都累積了不滿。

　　可是，只要你事前多花些時間規劃，並且跟主管充分討論，其實是可以避免發生這樣的問題！

　　你只需要一張Ａ４紙，花二○分鐘做簡單發想（當然，複雜的工作或專案，可能需要更長時間的規劃），然後再花三○分鐘跟對方討論這個方向是否正確。而且隨著我們工作年資愈久，跟同一位主管或顧客相處愈久，用在規劃上的時間就愈短。雖然這樣看似浪費了一些時間在做前置準備，但只要準備做得好，其實是有機會後發先至的！

　　另外，作者也提到工作排程的方法。如何透過涵蓋了風險考量來掌控時間的技巧，其實就是專案管理的一種排程方式叫CCPM（關鍵鏈），專門用來規劃個人的作業流程。

　　這個方法並不難學，也能幫我們掌握整個工作的大局。若能把這些知識充分理解、落實在做事方法上，你不但會是一流的工作者，假以時日，一定有能力帶領一組團隊，成為優秀的好主管！

作者資料

清水茂

LOGO公司技術專家

在索尼（SONY）服務期間，主要負責設計產業專用的影像機器業務，也做過和生產、開發、行銷相關的工作，所以有商品企劃、設計開發、生產技術的實務經驗，經由其手上市的商品多達二十幾種，更以專案經理人的身分，活躍於職場上。2001年開始擔任現職。

津曲公二

LOGO股份有限公司董事長

東京都市大學講師

日本光雕投影協會（PMAJ）會員

最初在日產汽車公司擔任鑄造工廠的工程師，後來參與利潤與成本管理、新商品研發等各種專案。離開之後，做了幾年培訓企業人才的工作，於2003年5月成立LOGO股份有限公司直到現在。該公司專門為企業提供菁英培育，以及經營諮詢的服務，並且介紹各種正確的工作方法、專案管理等。

著作有《改訂版．實踐！專案管理》（共著．PHP研究所）等。